Acciona en su línea de negocio de Agua, precisa incorporar una persona en su equipo de Documentalistas.
Misión:
Optimizar la gestión documental en los proyectos de ingeniería, asegurando
la correcta aplicación de procedimientos, el cumplimiento de los flujos de aprobación
y la eficiencia en la coordinación interna entre departamentos. Reporte de estados.
Uso de los sistemas de SGD asignados a los proyectos.
- Durante la fase de arranque del proyecto preparación de los listados de documentos (ingeniería+ otros).
- Actualización de los documentos de control acorde a la dinámica diaria del proyecto.
- Mantener actualizados los archivos de control de proyecto (lista de entregables, Lista de comunicaciones, listas de proveedores, documentos de compra y seguimiento de proveedores, …) , acorde a la dinámica diaria del proyecto (entrega, comentarios, revisiones, estado, etc.)
- Procedimiento de codificación de documentos, plantillas de documentos.
- Formación de los usuarios en el sistema de gestión documental seleccionado para el proyecto
- Control de comunicaciones con el Cliente/Ingeniería del cliente.
- Coordinación con el departamento de Gestión de Conocimiento en la implantación de nuevas aplicaciones en Documentum (flujos de trabajo, informes propios, etc.)
- Asistir a los técnicos de “expediting” en la codificación de los documentos de “vendor” (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del cliente/ ingeniería.
- En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales asegurando que los documentos se entreguen correctamente.
- Formación de los documentalistas locales
- Gestión de altas y bajas en el sistema de gestión documental y gestión de permisos para los usuarios.
- Preparación y gestión de los envíos de documentación (Transmittal) incluyendo la preparación de la Hoja de Envío correspondiente y verificación de la codificación correcta de los documentos.
- Reportar el avance de ingeniería al responsable de Ingeniería y al Planificador.
- Verificar la correcta carga de información en SDG de acuerdo con los requisitos de Proyecto.
- Realizar la distribución electrónica de la documentación a través de SDG de acuerdo a matriz.
- Realizar informes periódicos del estado de la documentación. Este tipo de informes se generan en SDG de forma estandarizada para todos los proyectos.
- Cargar en el SDG la Información de Referencia relativa al Proyecto (Especificaciones, estándares...).
- Gestionar la correspondencia relativa a control de documentación.
- Dar soporte al Responsable del proyecto en la preparación de los informes de avance de obra.
- Asistir a los técnicos de “expediting” en la codificación de los documentos de “vendor” (técnicos y de calidad) cuyo destino final sea la aprobación del cliente/ ingeniería.
- En caso de existir, mantener comunicación con los documentalistas locales asegurando que los documentos se entreguen correctamente.
- Cargar en el sistema de gestión documental interno (Documentum) con la información de ingeniería de proyectos finalizados.
Requisitos:
- Grado Superior Administrativo o formaciones relativas a archivo y gestión documental.
- Grado en Información y Documentación.
- Ciclo Formativo de Grado Superior en Documentación.
- Años de experiencia requerida: 3-5 años en puesto similar.
- Áreas de experiencia requerida: gestión de documentación, preferiblemente en proyectos de ingeniería y/o construcción.
- Disponibilidad para viajar: Posibilidad de viajes de corta duración.
